Сообщение SIA “Latvijas Energoceltnieks” об обработке персональных данных клиентам, деловым партнерам и другим причастным лицам

1. Информация об операторе

Наше название SIA „Latvijas Energoceltnieks”, регистрационный номер: 40103050565, юридический адрес: Lubānas iela 43, Rīga, LV-1073.

С нами можно связаться по телефону: +371 67241260 или отправив сообщение на следующий адрес электронной почты: lec@lec.lv.

2. Контактная информация для связи по вопросам защиты персональных данных

Если у Вас возникли какие-либо вопросы в связи с данным сообщением или обработкой Ваших персональных данных, то Вы можете связаться с нами, используя указанные в предыдущем пункте (пункт 1) каналы связи, или связаться с нашим специалистом по защите персональных данных, написав на следующий адрес электронной почты: dati@lec.lv.

3. Общая характеристика проводимой нами обработки персональных данных

Цель данного сообщения – предоставить Вам общий обзор о выполняемых нами действиях и причинах обработки данных, однако просим Вас иметь в виду, что и в других документах (например, договорах о сотрудничестве, документации о закупках) может быть предоставлена дополнительная информация об обработке Ваших персональных данных.

В данном сообщении описывается, как мы осуществляем обработку персональных данных своих клиентов, поставщиков, деловых партнеров (в т. ч. привлеченных субподрядчиков), их работников/ представителей/ контактных лиц, посетителей сайта в интернете, посетителей офиса и строительных объектов предприятия, а также других лиц, данные которых могут попасть в наше распоряжение в рамках осуществляемой нами коммерческой деятельности.

Мы предполагаем, что перед использованием нашего сайта или становясь нашим клиентом, Вы прочитали это наше сообщение и приняли его условия. Это актуальная редакция сообщения. Мы оставляем за собой право вносить изменения и по необходимости актуализировать данное сообщение.

Информируем Вас, что включенные в данное сообщение правила обработки персональных данных касаются только обработки персональных данных физических лиц.

Помимо данных правил Вы можете также ознакомиться с правилами использования Cookies (доступны на www.lec.lv)

Мы понимаем, что персональные данные являются Вашей ценностью и будем обрабатывать их с соблюдением требований конфиденциальности и заботясь о безопасности имеющихся в нашем распоряжении Ваших персональных данных.

4. Для каких целей мы обрабатываем Ваши персональные данные и каково юридическое обоснование для обработки персональных данных?

Мы будем обрабатывать Ваши персональные данные только в соответствии с заранее установленными легитимными целями, в том числе

a) для начала и предоставления услуг, а также для выполнения и обеспечения оговоренных в договоре (в т. ч. Договоре о сотрудничестве) обязательств –
В рамках этих целей нам надо будет также идентифицировать Вас, обеспечивать соответствующий расчет платежей и обеспечивать процесс совершения платежей, связываться с Вами по вопросам, связанным с предоставлением услуги и/или выполнением договора (в т. ч. и для рассылки счетов), в отдельных случаях также обеспечивать взыскание неоплаченных платежей.

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующих целей: для привлечения и задействования клиента/ поставщика/ делового партнера, заключения и выполнения договора о сотрудничестве, идентификации клиента/ поставщика/ делового партнера (например, персональные данные, должность и контактная информация клиента, поставщика или делового партнера (в т. ч. привлеченных субподрядчиков), их работников/ представителей/ контактных лиц), для связи – для обеспечения услуги между работниками предприятия и клиентами (например, адрес, номер телефона, адрес е-почты), для осуществления расчетов (например, номер банковского счета, название банка, дата заключения договора, его номер) и др.

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

  • заключение и выполнение договора с данными субъекта (пункт b первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);
  • юридическое выполнение обязанностей (пункт с первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);
  • легитимные интересы оператора (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных), например, идентификация Вас как клиента, поставщика, делового партнера или его представителя/ контактного лица/ работника, обеспечение связи с Вами.

b) для выполнения установленных нормативными актами требований в отношении предоставления/ получения услуги или выполнение требований, установленных другими нормативными актами

В рамках этих целей нам необходимо выполнять требования как Гражданского закона, так и регулирующих сферу охраны труда нормативных актов, требования закона о бухгалтерском учете, требования закона об архивах, требования нормативных актов, регулирующих отрасль строительства, сферу публичных закупок, а также других нормативных актов.

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующих целей: привлечения и задействования делового партнера, заключения и выполнения договора о сотрудничестве (например, персональные данные и контактная информация клиента, поставщика или делового партнера (в т. ч. привлеченных субподрядчиков), его представителя/ контактного лица/ работника, группа электробезопасности, адрес объекта, данные документов, подтверждающих право собственности/ право аренды объекта; персональные данные, должность/ специальность, данные о предыдущем опыте работы делового партнера/ строительного специалиста/ инженера/ архитектора и др. и договорные цены, номер и срок действия сертификата/ документа, подтверждающего квалификацию, контактная информация; персональные данные, номер и срок действия сертификата/ документа, подтверждающего квалификацию лица, осуществляющего строительный надзор/ авторский надзор, контактная информация).

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

  • юридическое выполнение обязанностей (пункт с первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных).

c) для предотвращения угрозы безопасности, имущественным интересам и обеспечения других легитимных интересов, значимых для нас или третьих лиц

В рамках этих целей нам может потребоваться осуществление видеонаблюдения территории, зданий, строительных объектов и другой собственности, проведение проверки концентрации алкоголя, наркотических и психотропных веществ в выдохе посетителей, для удержания от проникновения на территорию и строительные объекты предприятия лиц в состоянии опьянения, использование обработчиков персональных данных для обеспечения различных функций, в случае необходимости передача информации судам и другим государственным учреждениям, использование предоставленных в соответствии с нормативными актами прав для обеспечения своих легитимных интересов.

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующих целей: надзора безопасности и охраны собственности (например, персональные данные клиента, поставщика, делового партнера или его работника/ представителя/ контактного лица, внешность человека (снимок), действия (поведение, осуществляемые человеком действия в зоне приема видеокамер), место нахождения и время) и другие данные по мере необходимости.

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

  • юридическое выполнение обязанностей (пункт с первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);
  • легитимные интересы оператора (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных), например, в целях обнаружения преступных действий, для обеспечения взыскания долга, в целях сохранения доказательств.

d) для обеспечения должного предоставления услуг

В рамках этих целей нам может потребоваться осуществление содержания и совершенствования технических систем и IT инфраструктуры, применение технических и организационных решений, которые могут использовать также Ваши персональные данные (например, используя Cookies), в целях обеспечения должного предоставления услуг.

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

  • легитимные интересы оператора (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);

e) контроль доступа и поддержание режима пропусков (в том числе для автомашин)

В рамках этих целей мы собираем информацию о Вашей идентичности и необходимости получения пропуска, которую необходимо внести в журнал регистрации пропусков (в том числе для автомашин).

f) Учет посетителей для выявления угрозы имущественным интересам, расследования и выявления преступных действий, обеспечения общественной безопасности и обеспечения других легитимных интересов, значимых для нас или третьих лиц

В рамках этих целей мы собираем информацию о Вашей идентичности, которую необходимо внести в журнал регистрации пропусков или журнал регистрации выдачи ключей от помещений.

5. Кто может иметь доступ к Вашим персональным данным?

Мы осуществляем соответствующие меры, чтобы обрабатывать Ваши персональные данные в соответствии с действующими правовыми актами и обеспечить, чтобы к Вашим персональным данным не получили доступа третьи лица, не имеющие соответствующего правового основания для обработки Ваших персональных данных.

Доступ к Вашим персональным данным, по необходимости, могут иметь:

  1. наши работники или непосредственно уполномоченные лица, которым это необходимо для выполнения рабочих обязанностей;
  2. обработчики персональных данных в соответствии с предоставляемыми услугами и только в необходимом объеме, например, аудиторы, аутсорсинг бухгалтерских услуг, консультант по налогам и юридическим вопросам, разработчик базы данных/ техническая поддержка, другие лица, связанные с предоставлением услуг оператора;
  3. государственные и муниципальные учреждения в установленных правовыми актами случаях, например, правоохранительные учреждения, самоуправления, налоговые управления, присяжные судебные исполнители;
  4. третьи лица, после тщательной оценки того, имеются ли соответствующие юридические основания для подобной передачи данных, например, взыскатели долгов, суды, учреждения по внесудебному разрешению споров, администраторы процесса неплатежеспособности, третьи лица, содержащие регистры (например, регистр жителей, должников и др. регистры).

6. Каких деловых партнеров для обработки персональных данных или обработчиков персональных данных мы выбираем?

Мы осуществляем соответствующие меры, чтобы обеспечить обработку, защиту и передачу Ваших персональных данных обработчикам данных в соответствии с применяемыми правовыми актами. Мы тщательно выбираем обработчиков персональных данных и, осуществляя передачу данных, оцениваем необходимость этого и объем передаваемых данных. Передача данных обработчикам осуществляется с соблюдением требований конфиденциальности и безопасной обработки.

На данный момент мы можем сотрудничать со следующими категориями обработчиков персональных данных:

  1. поставщики аутсорсинга бухгалтерских услуг;
  2. поставщик аутсорсинга по налоговым и юридическим вопросам;
  3. поставщик аутсорсинга охраны;
  4. поддержка системы видеонаблюдения;
  5. поставщик аутсорсинга по поддержанию IT инфраструктуры;
  6. поставщик аутсорсинга по уничтожению документов;
  7. другие категории обработчиков по мере необходимости;
  8. другие лица, связанные с обеспечением оказания наших услуг.

Обработчики персональных данных могут меняться, в связи с чем будут внесены изменения в данное сообщение.

7. Пересылаются ли Ваши персональные данные в страны за пределами Европейского Союза (ЕС) или Европейской Экономической зоны (ЕЭЗ)?

Мы не передаем данные в страны, находящиеся за пределами Европейского Союза или Европейской Экономической зоны, за исключением случаев, когда подобная необходимость может возникнуть в случае предоставления отдельных услуг.

8. Как долго мы храним Ваши персональные данные?

Ваши персональные данные хранятся столько, сколько их сохранение необходимо согласно соответствующим целям обработки персональных данных, а также в соответствии с требованиями применяемых правовых актов.
Оценивая длительность хранения персональных данных, мы учитываем требования действующих нормативных актов, аспекты выполнения договорных обязательств, Ваши указания (например, в случае согласия), а также наши легитимные интересы. Если Ваши персональные данные больше не требуются для определенных целей, то мы их удалим или уничтожим.

Ниже мы указываем наиболее распространенные сроки хранения персональных данных:

  • персональные данные, необходимые для выполнения договорных обязательств – мы будем хранить до выполнения договора и пока не будут исполнены другие сроки хранения (см. ниже);
  • персональные данные, которые должны быть сохранены для выполнения требований правовых актов, мы будем хранить в соответствии с установленными в соответствующих нормативных актах сроками, например, в законе “О бухгалтерской деятельности” установлено, что оправдательные документы следует сохранять до дня, когда они необходимы, чтобы констатировать начало каждой хозяйственной сделки и проследить ее течение, но не менее 5 лет;
  • данные для доказательства выполнения своих обязательств мы будем хранить в течение общего срока исковой давности в соответствии с установленными в правовых актах сроками исковой давности – 10 лет в Гражданском законе, 3 года в Коммерческом законе и в соответствии с другими сроками, учитывая также установленные в Гражданско-процессуальном законе сроки для подачи исков.

9. Какие права как субъект данных Вы имеете в отношении обработки Ваших персональных данных?

Обновление персональных данных

Если произошли изменения в персональных данных, которые Вы нам предоставили, например, изменение персонального кода, смена адреса для связи, номера телефона или адреса электронной почты, просим Вас связаться с нами и предоставить нам актуальные данные, чтобы мы могли достичь соответствующих целей обработки персональных данных.

Ваше право на доступ к своим персональным данным и их исправление

В соответствии с правилами Общего регламента о защите персональных данных, у Вас есть право запросить у нас доступ к своим персональным данным, находящимся в нашем распоряжении, потребовать их исправления, удаления, ограничения обработки, возражать против обработки Ваших данных, а также право на переносимость данных в случаях и в порядке, установленном Общим регламентом о защите персональных данных.

Мы уважаем это Ваше право на доступ к своим персональным данным и их контроль, поэтому, в случае получения Вашего запроса, мы ответим на него в установленные нормативными актами сроки (обычно не дольше чем в течение одного месяца, если не был подан какой-либо особый запрос, требующий более длительного времени для подготовки ответа), и, если это будет возможно, соответственно исправим или удалим Ваши персональные данные.

Вы можете получить информацию об имеющихся у нас Ваших персональных данных или реализовать другие свои права как субъекта данных, одним из следующих способов:

  1. подав соответствующее заявление лично и идентифицировав себя в офисе по адресу: SIA „Latvijas Energoceltnieks”, ул.Лубанас, 43, 2-й этаж, Рига, LV-1073, по рабочим дням с 08-17;
  2. 2) подав соответствующее заявление, отправив его нам по почте на следующий адрес: SIA „Latvijas Energoceltnieks”, Lubānas iela 43, Rīga, LV-1073;
  3. 3) подав соответствующее заявление, отправив его на нашу электронную почту: lec@lec.lv или dati@lec.lv, рекомендуется подписать его надежной электронной подписью.

Получив Ваше заявление, мы оценим его содержание и возможность Вашей идентификации, и в зависимости от соответствующей ситуации оставляем за собой возможность просить Вас дополнительно себя идентифицировать, для обеспечения безопасности и предоставления Ваших данных соответствующему лицу.

Отзыв согласия

Если обработка Ваших данных основана на предоставленном Вами согласии, то Вы имеете право в любой момент отозвать его, и мы в дальнейшем для соответствующих целей больше не будем обрабатывать Ваши личные данные, которые обрабатывали на основании согласия. Однако информируем, что отзыв согласия не может влиять на такую обработку персональных данных, которая необходима для выполнения требований нормативных актов или которая основана на договоре, наших легитимных интересах или на других установленных в нормативных актах основаниях для законной обработки данных.

Вы можете также возражать против обработки Ваших персональных данных, если обработка персональных данных основана на легитимных интересах.

10. Куда Вы можете подать жалобу в связи с вопросами, связанными с обработкой персональных данных

Если у Вас имеются какие-либо вопросы или возражения по поводу проводимой нами обработки Ваших персональных данных, мы приглашаем прежде всего обратиться к нам.

Если Вы все же считаете, что мы не смогли разрешить между собой возникший проблемный вопрос и Вы считаете, что мы все же нарушаем Ваши права на защиту персональных данных, то у Вас есть право подать жалобу в Государственную инспекцию данных.

11. Почему Вы должны предоставлять нам свои персональные данные?

Главным образом мы собираем Вашу информацию для выполнения принятых договорных обязательств, исполнения обязательных для нас юридических обязанностей и для реализации своих легитимных интересов. В этих случаях получение определенной информации необходимо нам для достижения соответствующих целей, в связи с чем непредоставление такой информации может угрожать началу деловых отношений или исполнению договора. Если данные не будут требоваться в обязательном порядке, а их предоставление могло бы помочь улучшить услугу, или предложить Вам выгодные условия договора и/или сделать предложения, при сборе данных мы укажем, что предоставление данных является добровольным.

Просьба рассматривать этот раздел в контексте с 4-м разделом данного сообщения.

12. Как мы получаем Ваши персональные данные?

Ваши персональные данные мы можем получить каким-либо из следующих способов:

  1. от Вас в процессе заключения взаимного договора;
  2. если договор заключается с третьим лицом, и оно указало Вас в качестве контактного лица/ представителя/ работника;
  3. от Вас, если Вы подадите нам какое-либо заявление, электронное письмо, позвоните нам;
  4. на сайте www.lec.lv, используя cookies;
  5. в отдельных случаях из баз данных третьих лиц, например, оценивая Вашу кредитоспособность, мы можем получить данные от третьих лиц для достижения данных целей в соответствующих случаях, из записей видеонаблюдения.

13. Используются ли Ваши персональные данные для принятия автоматизированных решений?

Мы не используем Ваши данные для принятия автоматизированных решений.