Сообщение SIA “Latvijas Energoceltnieks” об обработке персональных данных субъектам данных для целей обработки данных персонала

1. Информация об операторе

Наше название SIA „Latvijas Energoceltnieks”, регистрационный номер: 40103050565, юридический адрес: Lubānas iela 43, Rīga, LV-1073.

С нами можно связаться по телефону: +371 67241260 или отправив сообщение на следующий адрес электронной почты: lec@lec.lv

2. Контактная информация для связи по вопросам защиты персональных данных

Если у Вас возникли какие-либо вопросы в связи с данным сообщением или обработкой Ваших персональных данных, то Вы можете связаться с нами, используя указанные в предыдущем пункте (пункт 1) каналы связи, или связаться с нашим специалистом по защите персональных данных, написав на следующий адрес электронной почты: dati@lec.lv.

3. Общая характеристика проводимой нами обработки персональных данных

Цель данного сообщения – предоставить Вам общий обзор о выполняемых нами действиях и причинах обработки данных, однако просим Вас иметь в виду, что и в других документах (например, во внутренних правилах о порядке работы предприятия, трудовом договоре, а также в других внутренних процедурах и инструкциях предприятия) может быть предоставлена дополнительная информация об обработке Ваших персональных данных.

Цель данного сообщения также – предоставить возможность ознакомиться с нашими правилами обработки персональных данных и тем лицам, данные которых нам передали работники или претенденты (например, данные родственников, данные тех, кто авал отзывы и др.).

В данном сообщении описывается, как мы осуществляем обработку персональных данных своих работников, кандидатов, находящихся на практике лиц, членов семьи работников, контактных лиц и других лиц, данные которых могут поступить в наше распоряжение в связи с целями обработки данных персонала.

При поступлении на работу, мы обеспечим Вам доступ к данному сообщению. Это актуальная редакция сообщения. Мы оставляем за собой право вносить изменения и по необходимости актуализировать данное сообщение.

Мы понимаем, что персональные данные являются Вашей ценностью и будем обрабатывать их с соблюдением требований конфиденциальности и заботясь о безопасности имеющихся в нашем распоряжении Ваших персональных данных.

4. Для каких целей мы обрабатываем Ваши персональные данные и каково юридическое обоснование для обработки персональных данных?

Мы будем обрабатывать Ваши персональные данные только в соответствии с заранее установленными легитимными целями, в том числе:

a) для обеспечения процесса отбора работников и реализации вытекающих из этого прав и обязанностей –

В рамках этих целей мы собираем CV и письма-заявки от претендентов, мы связываемся с претендентом и указанными претендентом предоставившими отзывы лицами, чтобы собрать отзывы, с согласия претендента сохраняем CV на случай вакансии на другую должность, чтобы иметь возможность защищать свои интересы в судопроизводстве, мы сохраняем данные, чтобы ответить на претензии и возбужденные дела в учреждениях.

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующих целей: отбора персонала и связи (имя, фамилия претендента, контактная информация (e-mail, номер телефона и др.), образование претендента и предыдущий опыт работы), для получения отзывов (лица, которые могут дать отзыв и их контактная информация, отзывы о претенденте), а также другая информация, которая может оказаться важной для исполнения соответствующих должностных обязанностей и определения наиболее подходящего кандидата.

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

• согласие (пункт a первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных ) – в отношении факта подачи CV и письма-заявки и сохранения CV на случай вакансии на другую должность;
• заключение договора с субъектом данных (пункт b первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных) – в отношении обработки данных тех претендентов, по которым принято решение о заключении трудового договора;
• юридическое выполнение обязанностей (пункт с первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных) – в отдельных случаях на отдельные виды данных, если нормативные акты устанавливают обязательные требования для конкретной должности;
• – легитимные интересы оператора (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных) – в отношении обеспечения доказательств, в случае возможных исков, а также в отношении объема минимально запрашиваемой информации.

b) для заключения трудового договора и выполнения трудового договора –

В рамках этих целей мы собираем информацию, которую необходимо включить в трудовой договор и его приложения; оформляем трудовой договор; осуществляем Вашу идентификацию; проверяем Ваши документы, подтверждающие образование и квалификацию; в случае необходимости, создаем для Вас адрес электронной почты для рабочих нужд, а также предоставляем имя пользователя и пароль для доступа к необходимым информационным системам; организуем Ваше рабочее время и учет выполненных работ; осуществляем расчет оплаты Вашего труда и выплаты на указанный Вами расчетный счет; осуществляем планирование развития компетенций и навыков работников, организуем Ваши командировки и направляем на работу за пределы Латвии (включая резервирование/ покупку авиабилетов, билетов на поезд, резервирование гостиниц и проката автомобилей, получение сертификата А1, для получения статуса налогоплательщика в стране, в которой Вы будете работать, обязательное посещение курсов для получения разрешений, удостоверений или сертификатов, позволяющих находиться и работать на зарубежных строительных объектах; в случаях, когда это требуется для осуществления рабочих обязанностей, данные о Вашей должности и контактную информацию передаем деловым партнерам и клиентам, а также другим работникам; заключаем договор о пользовании автомашиной, если это необходимо для выполнения рабочих обязанностей; выдаем необходимые для работы материалы, индивидуальные средства защиты, спецодежду; проверяем Ваше состояние здоровья и собираем информацию, необходимую для Вашей занятости.

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующий целей: для заключения договора и идентификации лица (например, имя, фамилия работника, персональный код (или дата рождения для иностранца, не имеющего персонального кода), место жительства, номер телефона, e-mail), для выполнения договорных обязательств (например, дата начала трудовых отношений, место работы, рабочий график, должность, описание выполняемых работником рабочих обязанностей, отработанные часы, рабочая контактная информация, размер оплаты труда, ставка заработной платы, данные, подтверждающие выполнение рабочих обязанностей, оценки работника), выдача индивидуальных средств защиты (размеры рабочей одежды и обуви), фиксация образования для выполнения должностных обязанностей (данные, подтверждающие образование и квалификацию работника (основное образование, специальность, сертификаты, дипломы, удостоверения)), для оплаты труда (номер расчетного счета, название банка), для оценки рабочих способностей работника/ обеспечения соответствующей рабочей среды (например, данные о здоровье), в отдельных случаях для обеспечения выполнения действующих нормативных актов в сфере закупок при установке заказчиком квалификационных критериев для претендента (например, принадлежность к профсоюзу и этническое происхождение).

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

• заключение договора с субъектом данных (пункт b первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);
• юридическое выполнение обязанностей (пункт с первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных) – в отношении отображаемой в трудовом договоре информации и необходимых квалификационных требований;
• выполнение обязанностей оператора и реализация прав в сфере занятости (пункт b второй части статьи 9 Общего регламента о защите персональных данных) – в отношении обработки данных особых категорий (например, данные о здоровье);
• легитимные интересы оператора (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных) – обеспечить выполнение установленного нормативными актами в сфере закупок права заказчиков устанавливать квалификационные критерии для претендентов.

c) для выполнения установленных нормативными актами требований в отношении занятости или выполнения требований, установленных другими нормативными актами –

В рамках этих целей нам необходимо выполнять требования как Трудового законодательства, Закона об охране труда и обязательных правил к нему, изданных Кабинетом министров, так и Закона о бухгалтерской деятельности, закона “О налогах и пошлинах”, требования Закона об архивах установленные в других нормативных актах требования. Кроме того, в отдельных случаях нам на основании установленных в нормативных актах прав государственных институций, следует предоставлять им соответствующую информацию о Вас (например, Службе государственных доходов, Государственной трудовой инспекции, присяжным судебным исполнителям, присяжным ревизорам, аудиторам, следственным учреждениям, судам, надзорным органам).

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующих целей: занятость персонала и выполнение требований законов (имя, фамилия, персональный код, адрес местожительства, должность, подпись, любая затребованная государственными учреждениями информация о Вас), для обеспечения установленных нормативными актами проверок здоровья и расследования несчастных случаев (данные о здоровье, имеющаяся в карте обязательной проверки здоровья информация, диагнозы, результаты анализов крови, результаты рентгена, данные о профессиональных заболеваниях, инвалидности, выписка врача с рекомендациями, ограничениями на перемещение тяжестей или принудительную позу), занятость персонала и выполнение законных обязательств (информация об учете рабочего времени, информация о Вашем участии в профсоюзах, на случай увольнения, размер удержаний от присяжного судебного исполнителя, сведения о работниках, отчет об обязательных взносах Государственного социального страхования, сведения об уплаченных суммах подоходного налога с населения, командировочные распоряжения, отчеты об авансовых расчетах, путевки, отчеты об использовании горючего, выработка, данные налоговой книжки), информация о находящихся на иждивении лицах (для правильного расчета налогов), информация о детях (возраст детей, имя, фамилия), для обеспечения предоставления дополнительных дней к отпуску, оправдывающая отсутствие информация и др. информация, сбор которой требуется в соответствии с нормативными актами.

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

• юридическое выполнение обязанностей (пункт с первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);
• выполнение обязанностей оператора и реализация прав в сфере занятости (пункт b второй части статьи 9 Общего регламента о защите персональных данных) – в отношении обработки данных особых категорий (данные о здоровье).

d) для обеспечения социальных условий работников и соответствующей рабочей среды –

В рамках этих целей мы могли бы обеспечить для Вас различные “социальные блага”, как, например, дополнительные выходные в связи с разными событиями в Вашей жизни, выделение пособий, вручение подарков, организация мероприятий, обеспечение здравоохранения, вручение премий, мы могли бы также собрать информацию для улучшения рабочей среды, установления лучших работников, мы могли бы информировать других коллег о Ваших юбилеях, Вашем отсутствии, а также публиковать снимки с организованных работодателем мероприятий.

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующих целей: для получения льгот, пособий, дополнительного отпуска (данные о детях работника (имя, фамилия), информация о других значимых событиях Вашей жизни, выяснение мнения работника (в виде опросов и анкетирования и иным образом), необходимая для страхования информация (в том числе родственников), Ваши юбилеи, для маркетинга, формирования имиджа предприятия, для отображения события (фотографии/ видео с мероприятий), для оценки рабочих способностей работника/ обеспечения соответствующей рабочей среды (например, данные о здоровье).

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

• согласие субъекта данных (пункт а первой части статьи 6 и пункт а второй части статьи 9 Общего регламента о защите персональных данных) – например, в отношении публикации юбилеев, обеспечения страхования (в том числе родственников);
• легитимные интересы оператора (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных), например, публикация фотографий с мероприятий, обеспечение соответствующего рабочего места, улучшение социальных условий работников;
• выполнение обязанностей оператора и реализация прав в сфере занятости (пункт b второй части статьи 9 Общего регламента о защите персональных данных) – в отношении обработки данных особых категорий (данных о здоровье), например, для обеспечения соответствующей рабочей среды.

e) для предотвращения угрозы безопасности, имущественным интересам и обеспечения других легитимных интересов, значимых для нас или третьих лиц –

В рамках этих целей нам может потребоваться осуществление видеонаблюдения территории и зданий, строительных площадок, обеспечение оперативных действий для недопущения или предотвращения инцидента по охране труда или в случае уже произошедшего инцидента – осуществление необходимых мер для сокращения негативных последствий и расследования инцидента; проведение проверки концентрации алкоголя, наркотических и психотропных веществ в выдохе посетителей, для удержания от проникновения на территорию и строительные объекты предприятия лиц в состоянии опьянения, и для недопущения к работе работников в опьянении, таким образом обеспечивая контроль соблюдения правил внутреннего распорядка предприятия и безопасную рабочую среду для остальных работников, соответственно предотвращая риски в отношении безопасности, снижения качества труда, влияния на риск ухудшения морали работающих и ухудшения взаимных отношений работников, неблагоприятного влияния на имидж предприятия и отношения с клиентами; осуществление учета рабочего времени работников; оборудование рабочих автомашин устройствами GPS с целью проведения анализа данных автотранспорта предприятия, для оценки эффективности эксплуатации автотранспорта и ее улучшения (например, сравнивая проезд, планируя маршрут и расход горючего или предотвращение использования транспортного средства в несанкционированные интервалы времени),использовать обработчиков персональных данных для обеспечения различных функций; использовать предоставленные в нормативных актах права для обеспечения своих легитимных интересов; учитывать рабочее время; учитывать доступ работников к определенным помещениям и информационным системам; контролировать защиту своей коммерческой тайны и персональных данных клиентов, например, контролировать исходящие отправления; проверять исполнение обязанностей работника; обеспечивать соблюдение процессов управления качеством; в случае несчастного случая на работе, связаться с указанными Вами контактным лицом и проинформировать о случившемся; в отдельных случаях передавать информацию о Вас деловым партнерам или клиентам, или потенциальным клиентам (в рамках закупок), если это необходимо, чтобы мы могли предоставить свои услуги и если Ваша работа связана с обеспечением данных услуг; а также нам следует сохранять данные, чтобы защитить себя в случае исков работников к нам и др.

Необходимый нам минимальный объем персональных данных для реализации следующих целей: для надзора за безопасностью и защиты имущества (например, данные видеозаписей); для занятости персонала и выполнения законных требований (например, результаты тестов проверки на алкоголь, наркотические и психотропные вещества, имеющиеся данные системы контроля доступа IT о подключении и использовании информационных систем; Ваше имя, фамилия, подпись, должность и контактная информация; в отдельных случаях, содержание исходящей электронной почты, если констатированы риски); для связи в чрезвычайных ситуациях (статус указанного Вами контактного лица, имя, фамилия, статус, номер телефона и электронный адрес), а также другие данные.

Главными применяемыми юридическими основаниями для достижения данных целей являются:

• юридическое выполнение обязанностей (пункт с первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);
• легитимные интересы оператора (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных);
• легитимные интересы третьих лиц (пункт f первой части статьи 6 Общего регламента о защите персональных данных) – право указанного работником контактного лица знать о несчастном случае на работе.

5. Кто может иметь доступ к Вашим персональным данным?

Мы осуществляем соответствующие меры, чтобы обрабатывать Ваши персональные данные в соответствии с действующими правовыми актами и обеспечить, чтобы к Вашим персональным данным не получили доступа третьи лица, не имеющие соответствующего правового основания для обработки Ваших персональных данных.

Доступ к Вашим персональным данным, по необходимости, могут иметь:

1. наши работники или непосредственно уполномоченные лица, которым это необходимо для выполнения рабочих обязанностей, например, бухгалтеры, непосредственные руководители, работники отдела персонала, или же, если данные являются публичными, то все работники;
2. обработчики персональных данных в соответствии с предоставляемыми услугами и только в необходимом объеме, например, аудиторы, аутсорсинг бухгалтерских услуг, консультант по налогам и юридическим вопросам, разработчик базы данных/ техническая поддержка, другие лица, связанные с предоставлением услуг оператора;
3. государственные и муниципальные учреждения в установленных правовыми актами случаях, например, правоохранительные учреждения, самоуправления, налоговые управления, присяжные судебные исполнители;
4. третьи лица, после тщательной оценки того, имеются ли соответствующие юридические основания для подобной передачи данных, например, взыскатели долгов, суды, учреждения по внесудебному разрешению споров, администраторы процесса неплатежеспособности, третьи лица, содержащие регистры (например, регистр жителей, должников и др. регистры).

6. Каких деловых партнеров для обработки персональных данных или обработчиков персональных данных мы выбираем?

Мы осуществляем соответствующие меры, чтобы обеспечить обработку, защиту и передачу Ваших персональных данных обработчикам данных в соответствии с действующими правовыми актами. Мы тщательно выбираем обработчиков персональных данных и, осуществляя передачу данных, оцениваем необходимость этого и объем передаваемых данных. Передача данных обработчикам осуществляется с соблюдением требований конфиденциальности и безопасной обработки.

На данный момент мы можем сотрудничать со следующими категориями обработчиков персональных данных:

1. поставщики аутсорсинга бухгалтерских услуг;
2. поставщик аутсорсинга по налоговым и юридическим вопросам;
3. поставщик аутсорсинга охраны;
4. поддержка системы видеонаблюдения;
5. поставщик аутсорсинга по поддержанию IT инфраструктуры;
6. поставщик аутсорсинга по уничтожению документов;
7. туристическое агентство;
8. другие категории обработчиков по мере необходимости.

Обработчики персональных данных могут меняться, в связи с чем будут внесены изменения в данное сообщение.

7. Пересылаются ли Ваши персональные данные в страны за пределами Европейского Союза (ЕС) или Европейской Экономической зоны (ЕЭЗ)?

Преимущественно мы передаем данные в страны, находящиеся за пределами Европейского Союза или Европейской Экономической зоны, за исключением случаев, когда подобная необходимость может возникать в связи с выполнением Ваших рабочих обязанностей – когда Вы отправляетесь в страны за пределы Европейского Союза или Европейской Экономической зоны, Ваши данные могут быть переданы для осуществления и оплаты билетов на самолет/ поезд, для резервирования гостиницы/ автомобиля.

8. Как долго мы храним Ваши персональные данные?

Ваши персональные данные хранятся столько, сколько их сохранение необходимо согласно соответствующим целям обработки персональных данных, а также в соответствии с требованиями применяемых правовых актов.
Оценивая длительность хранения персональных данных, мы учитываем требования действующих нормативных актов, аспекты выполнения договорных обязательств, Ваши указания (например, в случае согласия), а также наши легитимные интересы. Если Ваши персональные данные больше не требуются для определенных целей, то мы их удалим или уничтожим.

Ниже мы указываем наиболее распространенные сроки хранения персональных данных:

• персональные данные, необходимые для выполнения договорных обязательств – мы будем хранить до выполнения договора и пока не будут исполнены другие сроки хранения (см. ниже);
• персональные данные, которые должны быть сохранены для выполнения требований правовых актов, мы будем хранить в соответствии с установленными в соответствующих нормативных актах сроками, например, в законе “О бухгалтерской деятельности” установлено, что оправдательные документы следует сохранять до дня, когда они необходимы, чтобы констатировать начало каждой хозяйственной сделки и проследить ее течение, но не менее 5 лет; в свою очередь трудовые договора следует хранить 75 лет;
• данные для доказательства выполнения своих обязательств мы будем хранить в течение общего срока исковой давности в соответствии с установленными в правовых актах сроками исковой давности – 10 лет в Гражданском законе, 3 года в Коммерческом законе и в соответствии с другими сроками, учитывая также установленные в Гражданско-процессуальном законе и трудовом законодательстве сроки для подачи исков.

9. Какими правами как субъект данных Вы обладаете в отношении обработки Ваших персональных данных?

Обновление персональных данных

Если произошли изменения в персональных данных, которые Вы нам предоставили, например, изменение персонального кода, смена адреса для связи, номера телефона или адреса электронной почты, просим Вас связаться с нами и предоставить нам актуальные данные, чтобы мы могли достичь соответствующих целей обработки персональных данных.

Ваше право на доступ к своим персональным данным и их исправление

В соответствии с правилами Общего регламента о защите персональных данных, у Вас есть право запросить у нас доступ к своим персональным данным, находящимся в нашем распоряжении, потребовать их исправления, удаления, ограничения обработки, возражать против обработки Ваших данных, а также право на переносимость данных в случаях и в порядке, установленном Общим регламентом о защите персональных данных.

Мы уважаем это Ваше право на доступ к своим персональным данным и их контроль, поэтому, в случае получения Вашего запроса, мы ответим на него в установленные нормативными актами сроки (обычно не дольше чем в течение одного месяца, если не был подан какой-либо особый запрос, требующий более длительного времени для подготовки ответа), и, если это будет возможно, соответственно исправим или удалим Ваши персональные данные.

Вы можете получить информацию об имеющихся у нас Ваших персональных данных или реализовать другие свои права как субъекта данных, одним из следующих способов:

1. подав соответствующее заявление лично и идентифицировав себя в офисе по адресу: SIA „Latvijas Energoceltnieks”, ул.Лубанас, 43, 2-й этаж, Рига, LV-1073, по рабочим дням с 08-17;
2. подав соответствующее заявление, отправив его нам по почте на следующий адрес: SIA „Latvijas Energoceltnieks”, Lubānas iela 43, Rīga, LV-1073;
3. 3) подав соответствующее заявление, отправив его на нашу электронную почту: lec@lec.lv или dati@lec.lv, рекомендуется подписать его надежной электронной подписью.

Получив Ваше заявление, мы оценим его содержание и возможность Вашей идентификации, и в зависимости от соответствующей ситуации оставляем за собой возможность просить Вас дополнительно себя идентифицировать, для обеспечения безопасности и предоставления Ваших данных соответствующему лицу.

Отзыв согласия

Если обработка Ваших данных основана на предоставленном Вами согласии, то Вы имеете право в любой момент отозвать его, и мы в дальнейшем для соответствующих целей больше не будем обрабатывать Ваши личные данные, которые обрабатывали на основании согласия. Однако информируем, что отзыв согласия не может влиять на такую обработку персональных данных, которая необходима для выполнения требований нормативных актов или которая основана на договоре, наших легитимных интересах или на других установленных в нормативных актах основаниях для законной обработки данных.

Вы можете также возражать против обработки Ваших персональных данных, если обработка персональных данных основана на легитимных интересах.

10. Куда Вы можете подать жалобу в связи с вопросами, связанными с обработкой персональных данных?

Если у Вас имеются какие-либо вопросы или возражения по поводу проводимой нами обработки Ваших персональных данных, мы приглашаем прежде всего обратиться к нам.

Если Вы все же считаете, что мы не смогли разрешить между собой возникший проблемный вопрос и Вы считаете, что мы все же нарушаем Ваши права на защиту персональных данных, то у Вас есть право подать жалобу в Государственную инспекцию данных.

11. Почему Вы должны предоставлять нам свои персональные данные?

Главным образом мы собираем Вашу информацию для выполнения принятых договорных обязательств, исполнения обязательных для нас юридических обязанностей и для реализации своих легитимных интересов. В этих случаях получение определенной информации необходимо нам для достижения соответствующих целей, в связи с чем непредоставление такой информации может угрожать началу трудовых отношений или исполнению договора. Если данные не будут требоваться в обязательном порядке, а их предоставление могло бы помочь улучшить рабочую среду или условия Вашей занятости, то мы укажем, что предоставление данных является добровольным.

12. Как мы получаем Ваши персональные данные?

Ваши персональные данные мы можем получить каким-либо из следующих способов:

1. из поданного Вами заявления и CV на вакантную должность или в целях поиска места работы или практики;
2. в процессе заключения взаимного договора, получая данные непосредственно от Вас самого;
3. если заключается договор с третьим лицом и оно указало Вас как члена семьи;
4. от Вас, если Вы подадите нам какое-либо заявление, электронное письмо или позвоните нам;
5. в соответствующих случаях, из записей видеонаблюдения и систем контроля доступа;
6. в соответствующих случаях от врачей в результате медицинских проверок.

13. Используются ли Ваши персональные данные для принятия автоматизированных решений?

Мы не используем Ваши данные для принятия автоматизированных решений.